Surat Menyurat

Pengertian surat :

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.

Fungsi Surat

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut :

1.      Sebagai alat komunikasi

Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.

2.      Sebagai wakil penulis

Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu  bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut.

3.      Sebagai alat bukti historis

Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.

4.      Sebagai pedoman pelaksanaan kerja

Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya.

5.      Sebagai alat pengingat

Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan.

6.      Sebagai alat bukti tertulis

Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya.

7.      Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga

Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.

Syarat Surat terdiri dari :

·       Obyektif dan bukan subyektif

·       Sistematis susunan isis suratna

·       Singkat, tidak bertele-tele

·       Jelas kepada siapa, dari mana, dan tentang apa

·       Lengkap isinya

·       Menarik wujud fisiknya

·       Sopan atau ramah tamah bahasanya

Bagian-bagian Surat

Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut adalah sebagai berikut ini:

1.      Kepala Surat/ Kop Surat

Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:

a.       Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,

b.      Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,

c.       Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,

d.      Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.

Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

2.      Tempat dan Tanggal Surat

Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.

Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014

Cirebon, 18 Mei 1990

3.      Nomor Surat

Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:

a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan

b. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan

c. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya

d. Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013

Nomor: 042/PRMK/28/08/2013

4.      Lampiran

Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

5.      Hal

Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

6.      Alamat Dalam

Terdapat dua alamat yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:

a.       Kata “kepada” pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata “kepada” dirasa berlebihan karena sudah ada kata “YTH/ yang terhormat”

b.      Menggunakan kata “Yang terhormat” yang bisa disingkat menjadi “YTH”

c.       Menggunakan kata “Bapak”, “Ibu” atau “Sdr” jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata “Bapak, Ibu, Sdr” selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.

d.      Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.

e.       Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.

Contoh:

Yth. Bapak Sugiono

Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01

Jalan Mawar, Losari Lor

Brebes, 52255

7.      Salam Pembuka

Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,

Salam pramuka,

Assalamualaikum wr.wb.

8.      Isi Surat

a.       Pembuka

Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.

b.      Isi

Alenia isi berisi informasi yang akan disampaikan.

c.       Penutup

Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

9.      Salam Penutup

Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: “Hormat saya, Hormat kami, Wassalam”. Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

10.  Nama Jelas Pengirim dan Tanda tangan

Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.

11.  Tembusan
            Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

Sumber :

http://arifiens.blogspot.co.id/2010/11/pengertian-dan-fungsi-surat.html

https://noviaendahlestari.wordpress.com/2015/06/11/tugas-4-softskill-bahasa-indonesia-2/