Pengertian surat :
Surat adalah suatu sarana untuk
menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik
atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Apabila terjadi hubungan
surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini
disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
Surat-menyurat adalah kegiatan
penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan,
pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
Fungsi Surat
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa
tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan
kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan
berbahasa tulis, sebagai berikut :
1. Sebagai
alat komunikasi
Dalam
hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang
dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan
usulan, dan sejenisnya.
2. Sebagai
wakil penulis
Pada
fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak
perlu bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang
mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup
diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut.
3. Sebagai
alat bukti historis
Surat
merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai
bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat
digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan
atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.
4. Sebagai
pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai
wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan
sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan,
intruksi, surat edaran, dan sebagainya.
5. Sebagai
alat pengingat
Surat
dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat
apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam
fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka
lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan.
6. Sebagai
alat bukti tertulis
Surat
dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika
terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis.
Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat,
dan sebagainya.
7. Sebagai
alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat
dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan
surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.
Syarat Surat terdiri dari :
·
Obyektif dan bukan subyektif
·
Sistematis susunan isis suratna
·
Singkat, tidak bertele-tele
·
Jelas kepada siapa, dari mana, dan
tentang apa
·
Lengkap isinya
·
Menarik wujud fisiknya
·
Sopan atau ramah tamah bahasanya
Bagian-bagian Surat
Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di bawah ini
merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut adalah
sebagai berikut ini:
1. Kepala
Surat/ Kop Surat
Kepala surat
atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam
sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari
pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta
juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
a. Logo
atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
b. Nama
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
c. Alamat
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
d. Nomor
telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya
setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal
pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang
lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
2. Tempat
dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan
untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat
tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah
ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan
resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat
ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon,
18 Mei 1990
3. Nomor
Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi,
perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang
dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan
surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat
tersebut berfungsi untuk:
a.
Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali
apabila diperlukan
b.
Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi,
lembaga atau perusahaan
c.
Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
d.
Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor:
042/PRMK/28/08/2013
4. Lampiran
Bagian
lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah
berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat
berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal
berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
6. Alamat
Dalam
Terdapat dua alamat yang dituliskan dalam surat, yaitu
alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di
dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada
beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal
tersebut adalah sebagai berikut:
a. Kata
“kepada” pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata “kepada” dirasa
berlebihan karena sudah ada kata “YTH/ yang terhormat”
b. Menggunakan
kata “Yang terhormat” yang bisa disingkat menjadi “YTH”
c. Menggunakan
kata “Bapak”, “Ibu” atau “Sdr” jika yang dituju adalah seseorang bukan nama
instasi. Kata “Bapak, Ibu, Sdr” selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata
dan diikuti oleh nama orang.
d. Di
setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
e. Menuliskan
alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth.
Bapak Sugiono
Kepala
Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan
Mawar, Losari Lor
Brebes,
52255
7. Salam
Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi
sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal
dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam
pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
8. Isi
Surat
a. Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai
pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
b. Isi
Alenia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
c. Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau
harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam
Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya
menggunakan kata: “Hormat saya, Hormat kami, Wassalam”. Penulisan salam penutup
tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh
tanda koma.
10. Nama
Jelas Pengirim dan Tanda tangan
Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat
beserta tanda tangannya.
11. Tembusan
Tembusan
merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak
mendapatkan surat tersebut.
Sumber :
